Verlagsauslieferung
komplette Auftragsannahme und – bearbeitung
Die Bestellungen der Kunden gehen bei uns auf allen üblichen Bestellwegen ein: per elektronischer Bestellübermittlung der Bestellanstalten des Buchhandels, über die Verlagsvertreter, per Email, Fax oder Telefon. Selbstverständlich beinhaltet die Bestellannahme die Fortsetzungs- und Abonnementverwaltung. Die Verlage bestimmen die Konditionen der Belieferung, je nach individueller Festlegung. Die Kundenkonditionen sind in unserer EDV entsprechend hinterlegt. Die VAH bietet die Belieferung aller Kundengruppen der Verlage an, neben den Buchhandlungen und Grossisten beliefern wir gern auch die Industrie- und Privatkunden der Verlage. Alle bis 17.00 Uhr eingehenden Bestellungen werden tagfertig bearbeitet und verlagsübergreifend zu einer Rechnung und einer Lieferung pro Tag gebündelt. Die Übergabe der Sendungen erfolgt an die von den Kunden benannten Transportführer mit den erforderlichen Versandpapieren.
Kundenservice
Für Rückfragen rund um die Bestellannahme, Auslieferung oder Titelauskünfte stehen unsere Mitarbeiter gern und kompetent zur Verfügung. Wir beantworten Fragen zu den einzelnen Produkten und Besonderheiten der durch VAH ausgelieferten Verlage. Bestandteil unserer Leistungen sind die Datenbankpflege, inkl. der Verwaltung der Kunden- und Titeldaten, umfassende Beratung der Verlage und derer Kunden, Beschwerdemanagement.
Verlagsbetreuung
Jedem Verlag ist ein individueller Betreuer zugeordnet, der mit dem Verlag sämtliche operativen Vorgänge abstimmt und jederzeit die Zusammenarbeit zwischen Verlag, Kunden und Auslieferung koordiniert. Die Verlage erhalten die gewünschten statistischen umsatz- und kundenbezogenen Auswertungen, inkl. der Zuarbeiten für die Vertreter- und Autorenabrechnungen.
Warehousing
Bei VAH werden die Bestände der Verlage mittels modernem Warenwirtschaftsystem eingelagert und verwaltet. Sämtliche Warenbewegungen erfolgen Barcode gestützt. Die Lagerbestandskontrolle erfolgt im Hochregallager permanent und 1 x jährlich während einer körperlichen Inventur. Die VAH haftet für Schäden, die den bei der VAH lagernden Beständen durch Feuer- oder Löschwasserschäden, Einbruchsdiebstahl und Sturmschäden entstehen, mit 20 % des Ladenpreises excl. Mehrwertsteuer.
Retourenbearbeitung
Die VAH übernimmt die komplette Retourenabwicklung. Bei Eingang der Remittenden wird geprüft, ob die Rücksendung berechtigt ist. Ist dies der Fall, wird die Kundengutschrift gemäß Vorgabe der Verlage erteilt. Die zurückgesandte Ware wird quantitäts- und qualitätsmäßig überprüft und je nach Zustand der Ware dem 1. oder 2.-Wahllager zugeführt. Die Ware wird bei Bedarf in unserem Haus neu verschweißt.
Debitorenmanagement incl. Mahnwesen
Wir übernehmen die komplette debitorische Buchhaltung. Die Verlagskunden bestimmen den Zahlungsweg: offene Rechnung, BAG-Abrechung oder Zahlung per Lastschrifteinzug. Wir übernehmen für die Verlage das Factoring (ohne Delcredere-Risiko). Unabhängig davon, ob die Verlagskunden bereits Ihre Rechnungen beglichen haben, erfolgt auf der Grundlage der erzielten Umsätze die Auszahlung an die Verlage pünktlich nach dem Monatsende. Wir verbuchen und überwachen täglich die Zahlungseingänge der Kunden und mahnen regelmäßig überfällige offene Forderungen an. Sollte auch eine 3. Mahnung erfolglos bleiben, wird in Absprache mit den Verlagen eine Liefersperre für den entsprechenden Kunden verhängt.